Existen gastos que dan problemas a los autónomos en la Renta, son errores comunes que pueden salir muy caros.
Los autónomos tienen una relación constante y compleja con Hacienda, y el momento de presentar la declaración del IRPF es uno de los más delicados del año.
Una parte importante de esa complejidad se centra en los gastos que dan problemas a los autónomos en la Renta, ya que la normativa fiscal establece criterios estrictos para la deducción de estos gastos.
Lo que muchos profesionales consideran un gasto justificado puede no serlo para la Agencia Tributaria, lo que da lugar a inspecciones, requerimientos y sanciones.
En este artículo repasamos los principales gastos conflictivos y ofrecemos claves para evitarlos o justificarlos correctamente.
El principio de afectación: la clave de la deducción de los Gastos que dan problemas a los autónomos en la Renta
El criterio general que rige la deducción de gastos para autónomos es el de la afectación exclusiva a la actividad económica.
Es decir, solo se pueden deducir aquellos gastos que estén directamente relacionados con el desarrollo del trabajo profesional y que puedan acreditarse como tales.
Si el gasto tiene un uso mixto, personal y profesional, solo se podrá deducir la parte proporcional correspondiente al uso profesional, siempre que esté justificado.
A efectos prácticos, este principio se convierte en un filtro estricto que deja fuera a muchos gastos cotidianos que, aunque necesarios desde el punto de vista del autónomo, no son aceptados por Hacienda.
Principales gastos que dan problemas a los autónomos en la Renta
Vehículos y gastos relacionados
Uno de los clásicos.
Muchos autónomos utilizan su coche para trabajar, pero también para su vida personal.
Para que Hacienda acepte la deducción de un vehículo es necesario que esté afecto al 100% a la actividad profesional, lo que en la práctica es muy difícil de demostrar salvo en casos muy concretos como taxistas, transportistas o agentes comerciales.
En otros supuestos, como abogados o diseñadores, la deducción del coche suele ser rechazada.
Además, se debe tener en cuenta que la deducción del IVA de estos vehículos también está limitada al 50%, salvo que se justifique un uso exclusivo profesional.
Lo mismo ocurre con el combustible, reparaciones o seguros del vehículo.
Vivienda y suministros del hogar
Otro de los puntos calientes es la deducción por trabajar desde casa.
El autónomo puede declarar como gasto una parte de los gastos de vivienda habitual, pero solo si ha comunicado previamente a Hacienda la afectación de una parte de la vivienda al desarrollo de su actividad, mediante los modelos 036 o 037.
Una vez hecho esto, podrá deducir un porcentaje proporcional de los suministros como luz, agua, internet o gas.
Desde 2018, se permite deducir el 30% de los gastos de suministros sobre el porcentaje de la vivienda afectado a la actividad.
Por ejemplo, si el despacho ocupa el 20% del total de la casa, se podrá deducir el 6% del total de suministros.
El problema es que muchos autónomos intentan deducir estos gastos sin haber notificado previamente la afectación o sin justificarlo adecuadamente, lo que puede suponer una sanción.
Teléfono móvil, uno de los principales gastos que dan problemas a los autónomos en la Renta
El uso del móvil es imprescindible para la mayoría de profesionales, pero si el número es el mismo que se utiliza para asuntos personales, Hacienda puede considerar que no está exclusivamente afecto a la actividad.
Lo ideal sería tener una línea profesional independiente, con su correspondiente factura, para evitar discusiones.
Dedicar un porcentaje del coste de una tarifa móvil compartida es posible, pero Hacienda suele exigir una justificación clara del reparto.
Restaurantes y comidas
Uno de los gastos que dan problemas a los autónomos en la Renta con más frecuencia es el relacionado con comidas fuera de casa.
Para que sean deducibles, estas comidas deben estar directamente vinculadas con la actividad profesional: reuniones con clientes, viajes de trabajo, eventos o ferias.
Además, deben estar correctamente justificadas con factura (no vale el ticket) y con indicación del lugar, fecha y motivo.
Las comidas en el bar de siempre, por más que uno esté trabajando fuera de casa, no se aceptan si no hay justificación clara del vínculo con la actividad económica.
Regalos y atenciones a clientes, otro de los principales gastos que dan problemas a los autónomos en la Renta
Los regalos a clientes o proveedores pueden tener sentido desde un punto de vista comercial, pero no siempre son aceptados como deducción fiscal.
Hacienda solo permite deducir aquellos que respondan a usos y costumbres de la actividad, como una botella de vino en Navidad, y siempre que estén registrados correctamente con factura nominativa.
Regalos de alto importe, entradas a espectáculos o productos de lujo suelen ser cuestionados y pueden acabar siendo excluidos.
Vestuario
Otro de los gastos controvertidos. La ropa solo es deducible si se trata de vestuario profesional, como uniformes o prendas con logotipo de la empresa.
Un autónomo no puede deducir la compra de un traje, zapatos o camisas, aunque los utilice para trabajar.
La Agencia Tributaria entiende que esas prendas tienen un uso personal, por lo que no se consideran afectas a la actividad.
Formación
Los cursos de formación, libros, revistas o suscripciones digitales sí pueden ser deducibles si están relacionados con la actividad.
No obstante, Hacienda exige que se pueda demostrar la conexión con la profesión.
Por ejemplo, un curso de marketing para un consultor o una suscripción a una revista jurídica para un abogado.
Cursos de desarrollo personal, idiomas o formación general pueden ser cuestionados si no hay una relación directa con la actividad profesional.
Consejos para evitar problemas con los gastos deducibles
Solicitar siempre factura con todos los datos fiscales correctos, nada de tickets.
- Registrar adecuadamente cada gasto en los libros de ingresos y gastos.
- Justificar cada deducción con lógica económica y documentos de respaldo.
- Separar claramente lo personal de lo profesional, sobre todo en suministros y telefonía.
- Consultar con un asesor fiscal en caso de duda o gastos ambiguos.
Conclusión Gastos que dan problemas a los autónomos en la Renta: errores comunes que pueden salir caros
Los gastos que dan problemas a los autónomos en la Renta son muchos, y la línea entre lo deducible y lo no deducible puede ser fina.
Sin embargo, actuar con prudencia, seguir los criterios establecidos por Hacienda y contar con una buena organización documental es la mejor forma de minimizar riesgos.
Recordar que Hacienda no acepta suposiciones ni explicaciones vagas, y que lo no deducido hoy puede evitar una inspección mañana.
Ser autónomo implica asumir responsabilidades fiscales, pero también conocer bien las reglas del juego para no caer en errores que pueden salir caros.
